Sögel – Als eine der ersten Kommunen im Nordwesten Deutschlands hat die Gemeinde Sögel die papierlose Ratsarbeit eingeführt. Einladungen, Beschlussvorlagen, Haushaltspläne und Protokolle kommuniziert die Verwaltung nur noch auf digitalem Wege.

Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase ist der Umgang mit dem IPad und der speziell für Kommunalparlamente entwickelten Software schnell zur Routine geworden, berichtet CDU-Fraktionsvorsitzender Karl Steinbild nach der letzten Sitzung des Gemeinderates Sögel im Ludmillenhof. Die Einführung der digitalisierten Ratsarbeit sei geräuschlos von statten gegangen, alle Ratsmitglieder sehen darin deutliche Vorteile gegenüber der bisherigen Arbeitsweise, schilderte auch Bürgermeisterin Irmgard Welling.

Der Rat der Gemeinde Sögel hatte im Spätsommer die Verwaltung beauftragt, die papierlose und damit digitalisierte Ratsarbeit vorzubereiten. Dazu Gemeindedirektor Günter Wigbers: „Nachdem wir bereits seit fünf Jahren mit einem internetgestützten Ratsinformationssystems (RIS) arbeiten, war die Umstellung auf Tablet-PC ein logischer Schritt.  „Vieles geht seither schneller, einfacher und kostengünstiger.“ Alle für den Rat wichtigen Informationen, Einladungen zu Sitzungen, Beschlussvorlagen sowie Niederschriften und auch Haushaltspläne werden den Mitgliedern ab sofort ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt. Dazu habe der Rat seine Geschäftsordnung geändert und sich so zur elektronischen Kommunikation mit allen seinen rechtlichen Folgen selbst verpflichtet. Dieses gelte auch für den elektronischen Sitzungskalender sowie für die sonstige Post und alle weiteren Informationen. Damit sparen wir im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise – amtlich bescheinigt durch das Rechnungsprüfungsamt – Papier-, Druck-, Porto- und erhebliche Personalkosten und damit auf Dauer eine Menge Geld.“

Insgesamt konnte damit auch die Kommunikation der Ratsmitglieder untereinander intensiviert und beschleunigt werden. Mit der neuen Technik können die Ratsmitglieder faktisch an jedem Ort auf alle relevanten Unterlagen mobil zugreifen, in den Sitzungsräumen des Rathauses stehen ohnehin WLAN-Netzwerke zur Verfügung. Die Software Mandatos bereite die Daten für die Ratsmitglieder komfortabel auf und stelle sie auf einem Tablet-PC sitzungsbezogen sortiert dar. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, eigene Versionen zu bearbeiten und so Texte und Stichworte zum Vortrag in der Sitzung bereitzuhalten.

Wigbers: „Die Digitalisierung unser Lebens- und Arbeitswelt werden wir nicht aufhalten; um die Anschluss nicht zu verlieren, sind wir daher nun auf diesen fahrenden Zug aufgesprungen.“ Für die interessierte Öffentlichkeitsarbeit seien die Daten aus dem Ratsinformationssystem über www.soegel.de abrufbar.

Text/Foto: Gemeinde Sögel